就活の封筒のマナー、書き方は?ワンランク上の封筒の扱い方(転職活動編)

就活の封筒のマナー、書き方は?ワンランク上の封筒の扱い方(転職活動編)のイメージ

履歴書や職務経歴書は、書き方やポイントをよく調べてから準備する人が多いと思います。
しかし、頑張って書いた書類を入れる封筒についても、同じように色々と調べてから準備している人は、少ないのではないでしょうか?

せっかくなので、書類を受け取る立場になって考えてみましょう。
面接の場で書類をそのまま手渡されたり、送り主や内容物がわからない郵便物が届いたら、採用担当者はどう感じるでしょうか?きっと良い印象は受けないと思います。

採用担当者が封筒を受け取った時点で、選考は始まっています。
印象を良くしてライバルに差をつけるため、封筒に関するマナーをしっかり身に着けておきましょう。

この記事のもくじ

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就活で使う封筒の正しい扱い方、書き方のコツは?

履歴書や職務経歴書など、書類の内容については、よく吟味して準備している人が多いと思います。
ここでは、その重要な書類の扱い方のひとつとして、封筒にフォーカスして紹介していきます。

まず、当たり前のことですが、大切な書類は、「丁寧」に扱う必要があります。
大切なのは、その当たり前の考え方です。
あなたの中にその考え方がしっかり根付いていれば、封筒をどう活用すればよいか、おのずと見えてくるはずです。
では、取り扱い方と書き方のコツについて確認していきましょう。

書類の正しい取り扱い方

大切な書類は、渡し方に関わらず、封筒に入れるのがマナーです。
また書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れます。
持参する場合は、封筒自体を守るため、上下からクリアファイルをかぶせるようにし、提出を求められたらすぐに出せる場所に入れておきましょう。

郵送時のチェックポイント

のりづけする前に、添え状と必要書類が入っているかを確認します。
そして、料金不足にならないよう、サイズや重さなどを確認してから切手を貼ります。
最後に、封筒の宛名などを確認しましょう。
省略、誤字脱字などは、悪印象を与えるので、隅々までしっかりチェックします。
また速達は、焦って送った、という印象を与えかねないので、期日に余裕をもって送付しましょう。

書き方のコツ

まず、書類にペン後がつくことを避けるため、宛名などは書類を封筒に入れる前に書きます。
会社名や住所などは、省略せずに記入します。
ペンの太さは特に決まっていませんが、字がつぶれず書きやすい0.5~0.7mmがおすすめです。
一斉に大量に送付するものではないため、宛名の印刷は避けましょう。

上記の通り、封筒の書き方や取り扱いも、あなたがどんな人かを伝える重要な要素になります。手を抜かず、ひとつひとつ丁寧に対応しましょう。

失礼にならない封筒のサイズと色、選び方

次に、封筒選びのマナーについて確認していきます。

封筒サイズの選び方

封筒は、履歴書を折り曲げずに入るサイズを選びましょう。
履歴書のサイズは、ほとんどがB5サイズかA4サイズです。
折り目がつくと見づらく、印象もよくありません。
よって、どちらのサイズも折らずに入れられるA4用の封筒(角形A4か角2号の封筒)がおすすめです。

封筒の色の選び方

色は、白を選びます。
一般的に、応募書類や領収書など重要書類を送付する場合は、白封筒を使います。
また後ほど紹介しますが、封筒の表面に赤字で履歴書在中と記載します。
ビジネス用途で使われる茶封筒より白封筒の方が目立ちますね。
そういった様々な観点から、やはり白を選ぶのが一番良いでしょう。

履歴書などを手渡しする時に使う封筒の書き方

面接時に履歴書の提示を求められた場合は、履歴書を封筒から取り出して上に重ねます。
挨拶を一言そえて、両手でお辞儀をしながら手渡しましょう。
その際、書類の向きは、必ず面接官が内容を確認しやすいように配慮するようにしましょう。

面接官は、限られた時間の中であなたがどういう人物であるかを見極めなければなりません。
対応の一つひとつが評価されていることを忘れず、面接に臨んでください。

では、手渡しの場合の封筒の書き方について、見ていきましょう。

封筒の表面の書き方

宛名は、郵送する際に必要な情報のため、履歴書を手渡しする場合は、書く必要はありません。
履歴書は、重要な書類のため、封筒の左下に赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と書き、定規を使って四角で囲っておきましょう。
多くの会社へ履歴書を出す予定のある人やきれいに書く自信のない人は、市販のスタンプを活用することをおすすめします。

裏面の正しい書き方

裏面には、履歴書を提出する年月日と住所、氏名を記載します。
住所は、都道府県から省略せずに書きましょう。長くなる場合は、2行に分けて対応します。
氏名は、住所よりも大きく書くようにしましょう。

履歴書を持参する場合、履歴書のみの提出を指示されることもあります。
手渡しの場合は、すぐ取り出せるよう、のりづけの必要はありません。

一緒に添え状を入れる必要はある?

添え状(送付状やカバーレターとも呼ばれます)は、書類を送付する際のマナーのため、手渡しの場合は不要です。

履歴書や書類を郵送する時の封筒の書き方

封筒の表面は、受け取った際に最初に目に入る部分です。
その第一印象をよくするためのマナーを紹介します。

まず、封筒には、和封筒と洋封筒の2種類ありますが、市販の履歴書用の封筒と同じく、和封筒を選び、縦書きで記入しましょう。

郵便番号は、見落とさないように注意しましょう。算用数字で、一文字ずつ、枠内に収まるようにサイズを調整して書きましょう。
住所が長くなる場合は、無理に1行に収めようとせず、見栄えよく収まるように改行して調整します。

宛名は、封筒の中央に、住所よりも大きく記載します。
住所の書き始めと同じ高さで書きます。
担当部署宛ての場合は、「会社名 部署名 御中」と2行で記載し、個人宛ての場合は、「会社名 部署名 ●● 様」と3行にわけて記載します。
住所も宛名も、省略すると失礼にあたります。ビル名や番地などまで、必ず正確に記入しましょう。

最後に、持参する場合と同様に、左下に「履歴書在中」と赤字で書き、四角で囲って完成です。

裏面も忘れずに書くこと

企業があなたに郵送物を送る際に必要な情報もあるため、裏面も忘れずに書きましょう。

持参の場合と同様に、裏面には投函日と住所、氏名を記載します。
郵便番号を記入する枠がない場合は、住所の上に「〒」と番号を記入しましょう。
書き忘れてしまうと、企業側に調べる手間がかかってしまうため、必ず書くようにしましょう。
宛名と同じく、都道府県やアパート名、部屋番号なども省略せずに記入します。

和封筒の場合は、のり付けした後、途中で開封されていないことや封をしたという責任の意味を持つ、「〆」を書きます。
洋封筒の場合は、不要なので、間違えないように注意しましょう。

参考:履歴書の添え状ってどう書くの?正しい書き方、マナー解説(テンプレ付き)

封筒の書き方でも好印象を与えるコツは?

あなたは、どんな手紙を受け取った時に、相手の印象が悪くなりますか?
名前や住所に間違いや省略されているところがあったり、走り書きだったり、字が斜めになっていたりすると、急いで書いたのかな、とちょっと残念な気持ちになるのではないでしょうか。

好印象を与えるには、その逆のことをすれば良いのです。
誤字脱字はもちろん、住所などは省略せず、文字をまっすぐに丁寧に書きましょう。たとえきれいな字を書く自信がなかったとしても、一文字ずつ丁寧に書いた文字は見ればわかります。間違える恐れがある人は、下書きをしてからペンでなぞり、完全に乾いてから下書きを消して対応しましょう。

まとめ

封筒を受け取った段階から、選考は始まっています。
採用担当者は、限られた情報の中から、選考しなければなりません。

よって、今回紹介したような細かい注意点も、重要な判断のポイントとなります。あなたが発信するすべての情報やものが、あなたという人を物語っているということを忘れず、書類の中身ばかりに注目するのではなく、封筒についても細心の注意を払って対応するようにしましょう。