履歴書になぜ印鑑が必要?訂正に修正テープはあり?基本的な履歴書マナー

履歴書になぜ印鑑が必要?訂正に修正テープはあり?基本的な履歴書マナーのイメージ

転職・就職の際に応募企業へ提出する「履歴書」。

「企業側に経歴や職歴がわかればいいや」「決められた項目さえ埋めて出せばOK」と思っていませんか?履歴書にも基本的なマナーがあり、それらが守られていないと、ビジネスマナーのない人、常識のない人と思われてしまうかもしれません。

今回は、履歴書への「印鑑の押印」と「修正の仕方」のマナーについて紹介していきます。疑問を解決して正しい履歴書を作成していきましょう。

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履歴書のマナーいろいろ。印鑑、訂正、修正テープ

履歴書を書く上でのマナーにはさまざまなものがありますが、今回ご紹介するのは「印鑑の押印」と「修正」についてです。

まず、「印鑑の押印」は最近の履歴書のフォーマットを見るとわかりますが、印鑑を押印する場所が用意されていないものが主流となっているようです。少し前の時代には、履歴書への押印は必須といっても良いほどだったので、どこに押印すべきか、印鑑を押す必要がなくなったのか、悩んでしまいますね。

さらに「修正」については、修正テープを使っても良いのか、消せるボールペンで書いたら修正が簡単そうだ、と正しいマナーを知りたい場面が多くあるのではないでしょうか。
それぞれの詳細について見ていきましょう。

履歴書に印鑑の押印が必要な理由

最近の履歴書のフォーマットを見てみると、印鑑の押印欄がないものが多くあります。
これは、1997年に閣議決定された「押印見直しガイドライン」で、履歴書は「押印を求める必要性や実質的意義が乏しく、押印を廃止しても支障のないものは廃止し、記名のみでよいこととする」(「押印見直しガイドライン」より)とされたからです。

つまり、「履歴書への押印は必要ない」ということ。押印欄のない履歴書の場合は、押印せずに提出しても問題ありません。

では、どんなときに印鑑の押印が必要となるのでしょうか?
2つのケースをご紹介します。

履歴書の「押印欄」がある

押印欄が用意されている場合は、印鑑を押印するようにしましょう。書類の不備と思われるかもしれないので、忘れずに押すようにしてください。

企業側から押印するように言われた

氏名の右横に印鑑を押印するようにしましょう。わざわざ指示があるということは、企業側の何らかの理由で押印が必要ということです。しっかりと押印を確認してから提出するようにしましょう。

応募要項に「履歴書に押印のこと」とあるのに、押印を忘れて提出してしまった場合は、すぐに謝罪の連絡をして今後の対応を聞きましょう。再提出を求められた場合には、詫び状といっしょに押印済みの履歴書をすぐに送付するようにしてください。

さらに、押印する場合の注意点についても見ていきましょう。

使用する印鑑の選び方

印鑑を選ぶ際の注意点として、「シャチハタ」を選ぶのはNGです。シャチハタはインクを使用しているため、時間の経過によって劣化してしまったり、濡れると滲んでしまったりするので、ビジネス用の書類である履歴書には不向きです。

履歴書への押印には朱肉を使う印鑑を使用しましょう。認印を使うのが一般的なので、100円ショップで売っている印鑑を使用しても問題ありません。

印鑑の押印の仕方

印鑑を上手に押印するためのポイントも見ていきましょう。
綺麗に書いた履歴書への最後の押印が失敗してしまうともったいないので、履歴書を書き始める前に押印するのがおすすめです。

(1)印鑑の印字面をチェック

印字面が汚れていないか、ゴミなどがついていないかチェックしましょう。

(2)押印用のゴムマットを敷く

履歴書の下に柔らかいゴムマットを敷いてから押印することで、綺麗に押すことができます。ゴムマットがない場合は厚手のノートなどで代用することが可能です。

(3)朱肉を叩くように軽くつける

印鑑に朱肉をつけます。しっかりとつけようと力を入れがちですが、印鑑を朱肉に押し付けてしまうとにじみやゴミ詰まりの原因となるので、朱肉を軽く叩くようにつけるようにしましょう。

(4)真上から押印する

印鑑の向きに注意して、真上から押印しましょう。枠からはみ出さないように注意しながら押すといいでしょう。

履歴書の訂正に修正液や修正テープを使うのはNG

記入しなければならない項目が多い履歴書。たった1文字の間違いであれば、修正液や修正テープで訂正してしまいたくなりますよね。しかし、履歴書に修正液や修正テープを使うのはNGです。きれいに修正できたとしても、直したことがわかってしまうので、間違いがあった場合は履歴書を書きなおすようにしましょう。

では、一体なぜ訂正に修正液や修正テープを使うのがダメなのでしょうか。
それは、履歴書がとても重要な文書だからです。

履歴書は、あなたの経歴や職歴を証明して、企業側が採用の判断をするための書類です。もし誰かが経歴や記載内容を書き換えていたら、正しい採用の判断ができなくなってしまう可能性があります。修正液や修正テープの跡があれば、誰がその修正を行ったかがわからず、文書としての信憑性が下がってしまう危険性があるのです。そうならないためにも、修正液や修正テープでの訂正はやめましょう。

また、最近は消えるボールペンを愛用している人もいるでしょう。そういった筆記用具で書けば、間違いがあっても跡を残さずに修正をすることができますよね。しかし、これも上と同じ理由でNGとなります。

消えるボールペンは摩擦によって消えてしまうので、履歴書の一部が消えてしまったり、読みにくくなってしまう可能性もあります。履歴書を書くときはボールペンや万年筆を使うように心がけましょう。

どうしても履歴書を訂正したい時は…

せっかく書いた履歴書、書き直す時間がない場合はどうしたらよいのでしょうか?

まずは間違えてしまった箇所に、定規を使って二重線を引きます。その上に訂正印を押し、上下どちらかの空いているスペースに正しい文章を書きます。公的な文書作成の際にも用いられる訂正方法なので、このやり方であればOKです。しかし、訂正箇所があまりにも多い文書は見栄えがよくありません。可能であれば訂正は1箇所にとどめるのが理想です。また、訂正印はシャチハタではなく朱肉を付けるタイプの印鑑を使用しましょう。

履歴書の日付の書き方、年号にもマナーあり

今回は履歴書への「印鑑の押印」と「修正の仕方」のマナーについて紹介してきましたが、履歴書の「日付の書き方」「年号」にもマナーがあります。しっかりとマナーを守って書類選考を通過する履歴書を完成させましょう。

まとめ

知っているようで知らない履歴書のマナー「印鑑の押印」と「修正の仕方」についてご紹介してきました。履歴書は、採用を左右する重要な書類です。マナーを知らずに自己流で提出してしまうと、採用担当者に悪い印象を与えてしまうかもしれません。

面倒だと思ってちょっと手を抜いただけで、あなたの本質が伝わる前に不採用になってしまっては、勿体無いと思いませんか?ミスのないマナーをきちんと守った履歴書を送ることで、採用担当者に好印象を与え、転職・就職を勝ち取りましょう!