履歴書をメールで送る時の正しいマナー、好印象を与える送り方まとめ

(最終更新日:2018/11/26)

履歴書をメールで送る時の正しいマナー、好印象を与える送り方まとめのイメージ

転職活動の際に、企業から「履歴書をメールで送ってください」と言われたことがある人もいるのではないでしょうか。

写真付きの履歴書をどのように送ったら良いの?メール本文には何を書けばいいの?と困ってしまった経験がある人がいるかもしれません。せっかく書いた履歴書なのに、間違ったメールの送り方をしてしまうのは残念です。正しいマナーで好印象を与えるメールの送り方をしたいですよね。

メールで履歴書を送る際に注意すべきポイントについて見ていきましょう。

履歴書をメールで送る時に注意すべきポイント

最近の就職活動では「履歴書をメールで送信してください」と言われるケースも増えてきました。これまでは履歴書を手書きで作成し、郵送で送るのが主流でしたが、メールでの送付となるとまた違ったルールを知って送信しなければいけません。

「履歴書をただメールに添付して送れば良いでしょ?」と考えがちですが、しっかりとルールを守って送付しなければ、メール自体が届かなかったり、ビジネスマナーがない人と捉えられたり、選考に入る前にマイナスイメージを持たれてしまう可能性があります。
特に第二新卒や転職の場合、企業側は基礎的なビジネスマナーを持っていることを求めているため、マナーを守り、ビジネススキルがあることをアピールしましょう。

メールで履歴書を送る時の正しいマナー

メールで履歴書を送る際に気をつけるべきマナーとはどういうものなのでしょうか?
具体的に紹介していきます。

メールの件名は簡潔に

履歴書をメールで送信する際のルールとして、まず心がけたいのは件名を工夫することです。

ビジネスマナーに通じるものですが、件名は簡潔で分かりやすいことが大切です。例えば「履歴書のご送付」や「応募書類のご送付」などの件名にするのが良いでしょう。件名の後に氏名を付けても問題ありません。

企業には毎日大量のメールが届くので、見落とし防止のためにもわかりやすい件名にして送信しましょう。「履歴書」「応募書類」といったキーワードを含めると、見落としの確率は下がります。わかりやすく、大切なメールであることを伝える件名にしましょう。

パッと見てわかるファイル名をつける

履歴書のファイル名にも工夫が必要です。「自分の氏名+日付」として分かりやすいファイル名にして送付しましょう。

わかりにくいファイル名をつけてしまうと、ウイルスメールと判断され、メールを削除されてしまう危険性もあります。必ずわかりやすいファイル名をつけて送信しましょう。

履歴書の保存形式は?Word?Excel?PDF?

履歴書の作り方には、さまざまなパターンがあります。

大きく2つにわけるとパソコンでWordやExcelなどを使用して作る方法と、手書きの履歴書をスキャンしてPDFデータにする方法です。メールで送付する際にはどの形式で履歴書を作成すればよいのでしょうか?

まず確認したいのは、企業指定のフォーマットがあるか、という点です。企業へ応募する際には、募集要項などを確認して提出書類について確認をしましょう。指定の応募方法がある場合はしっかりと守って提出しなければいけません。

企業から履歴書データの指定がなければ、WordやExcelを使用して履歴書データを作成することをおすすめします。作成、修正が簡単でデータで保存できるのがWordやExcelを使用してつくる履歴書の利点です。

WordやExcelで履歴書を作成する場合、Web上にさまざまなフォーマットが用意されているため、自分に適したものを選んで作成することができます。自分の強みをアピールできるフォーマットを選びましょう。

WordやExcelで履歴書を作成した場合、どういった形式でファイルを保存して送付すればよいのでしょうか。

注意したいのは、最新のソフトで作成したファイルは古いソフトでひらけない危険性があるということです。Wordの「.docx」と「.doc」、Excelの「.xls」と「.xlsx」がこれにあたります。2007年以降のソフトでは「.docx」「.xlsx」の形式で保存されますが、2006年以前のソフトを使っているパソコンではファイルを開くことができません。一方、古い形式の「.doc」「.xls」であれば2006年以前、2007年以降、両方のソフトで開けます。

企業に送付するファイルは、確実に開けるように「.doc」「.xls」の形式で保存するようにしましょう。

また、企業から「手書きの履歴書を送ってほしい」と指定された場合は、手書きの履歴書をスキャンしてPDFデータとして送付します。PDFのメリットは改変されないという点ですが、データの容量には注意が必要です。添付ファイルのデータ容量は2MBを一つの目安にしましょう。大きすぎるデータのメールは、届かない場合や迷惑メールと判断されてしまう危険性があります。

履歴書を送付するメールアドレスはフリーメールでOK?

履歴書をメールで送る際に必要になるのがメールアドレスです。

使用するメールアドレスは、固定アドレス(インターネットプロバイダーから支給されたものなど)を使用すると良いでしょう。学校指定のメールアドレスが使用できるのなら、卒業後でも、学校指定のメールアドレスを使いましょう。

使用するアドレスは「名前と氏名の組み合わせ」など、ビジネスにふさわしいアドレス名を使いましょう。ケータイのキャリアメールやビジネスにふさわしくないメールアドレスは使用しない方が無難です。採用担当者に常識がないと思われる危険性があります。

また、Yahoo!やGoogleなどのフリーメールは、企業側の環境によっては迷惑メールとして扱われる可能性があります。また、企業からのメールをブロックしてしまうこともあるため、メールフィルタの設定をして、企業のドメインをブロックしないようにしましょう。

「あれ?どうしよう?」と履歴書の扱いに迷うポイント

メールに添付するための履歴書を作成していると「これはどうすれば良いのだろう?」と、扱いに迷ってしまうポイントがあります。履歴書の送付もビジネスの一環と考え、ビジネスマナーにふさわしい対応を心がけるようにしましょう。

履歴書の送付にパスワード認証を付けるべき?

履歴書は重要な個人情報。企業へ送付する際にパスワードを設定することは常識になりつつあります。もしパスワードを設定しないままファイルをメールで送信してしまったら、採用担当者に「情報管理に疎い人物」と思われてしまうかもしれません。パスワードは忘れずに設定しましょう。

パスワードはさまざまな方法で設定することができます。WordやExcelで履歴書を送付するのであれば、「名前を付けて保存」をすると暗号化のボタンが表示されます。それをクリックすることでパスワードを設定することができます。

また、履歴書を送るメールとは別にパスワードを伝えるメールを送付するようにしましょう。
せっかくファイルにパスワードをかけても、同じメールでパスワードを送ってしまっては意味がありません。必ず別のメールでパスワード情報を送るようにしましょう。また、履歴書を送るメールで、パスワードを次のメールで知らせることを伝えることも忘れてはいけません。パスワードを明記したメールを見落とされる原因となるため、事前に伝えるようにしましょう。

履歴書の写真データはどうしたら良い?

メールで送付するための履歴書作成の際に気になるのが、顔写真の扱いではないでしょうか。手書きの履歴書の場合、証明写真をそのまま貼り付けますが、メール添付の場合はどのように扱えばよいのでしょうか?

写真館やスピード写真を利用する場合、プリントされた写真を受け取るイメージが強いですが、最近では撮影した写真のデータを受け取るサービスもあります。写真データのクオリティが高いので、できるだけ写真館かスピード写真を利用して、写真をデータとして受け取りましょう。データ受け渡しのサービスを行っていない店舗もあるので、事前に確認するのが良いでしょう。

写真館やスピード写真で写真データを用意できなかった場合は、撮影した証明写真を自分でスキャンするか、デジカメやスマホを使って自分で撮影をしましょう。

写真データが用意できたら、WordやExcelで作成した履歴書にコピー&ペイストで貼り付けます。履歴書のデータ上の写真枠に貼付すれば、履歴書データと別に顔写真データをメールで送る必要はありません。

送付時に履歴書と一緒にメールに記載すること

メールに添付する履歴書のルールを見てきましたが、履歴書を送るメールにはどんな本文を書けば良いのでしょうか?本文も件名と同様、具体的かつ簡潔に書くようにしましょう。丁寧な言葉遣いはもちろん、適度に改行を入れ、採用担当者が読みやすいメールを心がけましょう。

また、メールを送るときに注意したいのが省略語を使わないようにすることです。株式会社を「(株)」、有限会社を「(有)」と略するような言葉は使わないようにしましょう。

メールの本文基本的な構成は次の通りです。
1〜5までをおさえて、分かりやすく簡潔なメール文を作成しましょう。

  1. [1]:宛先
  2. [2]:自己紹介
  3. [3]:要件
  4. [4]:締め
  5. [5]:署名li>
◆メール本文:例文

件名:履歴書のご送付

○○株式会社○○部○○様

いつもお世話になっております。○○(名前)と申します。
履歴書を添付して、送付させていただきます。
パスワードは後ほどお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
面接の機会を賜りますよう重ねてお願い申し上げます。

署名

◆パスワードお知らせメール:例文

件名:パスワードのご送付

○○株式会社○○部○○様
いつもお世話になっております。○○と申します。
先ほど送付した履歴書のパスワードをご連絡いたします。
パスワード:○○○
ご査収のほど、よろしくお願いいたします

署名

まとめ

最近、企業から求められることが多くなった「履歴書のメールでの送付」。ルールを守って履歴書を送ることでビジネスマナーやセキュリティ管理能力の高さをアピールすることができます。

第二新卒・転職の場合、企業は基礎的なビジネスマナーを身につけていることを求めています。その期待に応えられるように応募書類の送付の段階からしっかりとアピールするようにしましょう。