【転職活動中のメールマナーまとめ】履歴書送付、日程調整、お礼、辞退…全書き方の10個のコツ

最終更新日:2019年02月26日

転職活動をしていると、日程調整や履歴書の送付など、さまざまな場面でメール対応をする必要が出てきます。その対応のひとつひとつに、マナーがあるのをご存知ですか？

面接や履歴書と比較すると手薄になりがちな部分だと思いますが、意外と知られていないマナーや配慮すべきポイントが、実はたくさんあります。在職中や転職後も使えるものもあるので、この機会に一度確認してみてはいかがでしょうか。

転職に必要なのは客観性です。

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転職エージェントは二人三脚で進めていくので、転職に詳しいもう1人の自分が性格や適正を踏まえて客観的な視点から判断してくれます。

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転職活動で送るメールは丁寧に。基本的なマナーの考え方

当たり前のことですが、企業とメールのやり取りをする際は、最低限のマナーを守って、丁寧に対応する必要があります。相手に不快な思いをさせないための基本的なマナーを確認しておきましょう。

返信は24時間以内

基本的に、メールを見たらすぐに返信しましょう。

返信が遅い＝意欲が低いと思われてしまうこともあるので、仕事をしながらの転職活動など、返信時間を確保するのが難しい場合は、「●日までにご連絡します」のように、取り急ぎの返信をしておくとよいでしょう。

メールの返信は何時までOK？

基本的には、企業の業務時間内に対応するのが望ましいです。仕事をしながらの転職活動の場合、メールの確認がこまめにできないこともあると思います。

どうしても当日中に返信したい場合は、遅い時間になったことをお詫びした上で、遅くとも22時までに返信するようにしましょう。それ以上遅くなる場合は、翌日の相手の始業時間に合わせて返信するよう、タイマー設定などをしておくとよいでしょう。

自分の都合で遅い時間に返信してしまうと、相手への配慮ができない人だと思われてしまう可能性があるので、注意しましょう。

件名には目的を盛り込む

採用担当者の中には、一日に何百通・何千通とメールを確認しなければならない人もいます。そういった人の多くは、件名で優先度を判断し、仕事を効率化せざるを得ません。

そのため、「●●職への応募について/名前」「面接の日程調整に関して/名前」など、誰からの何のメールなのかがすぐに判断できる件名を心がけましょう。

「はじめまして」「お世話になっております」などは、迷惑メールと勘違いされる可能性があるため、避けましょう。

件名は変えない

上記の通り、件名を見れば何に関するメールなのかが分かります。「Re:」がついていれば、何の要件に関する返信なのかも一目瞭然なので、件名は変更しないようにしましょう。「Re:」が重なりすぎて、件名が見えなくなる場合は、いくつか消すようにしましょう。

本文は端的に

コミュニケーションをスムーズにするために、要件が伝わりやすいよう、端的にまとめる必要があります。簡単な挨拶をして、内容を伝え、締めるという流れにそって書きましょう。

一文は25～30文字程度にし、こまめに改行し、読みやすい文章を目指しましょう。「（笑）」「♪」などの記号の使用はもちろんNGですが、「！」「？」も多用すると、くだけた印象になりがちなので、注意が必要です。

宛先は、省略せず、会社名・部署名・担当者名を記載します。担当者の漢字が分からない場合はひらがなで、担当者の名前が分からない場合は「ご担当者様」と書きましょう。

やり取りの履歴は残してOK

過去のやり取りを後から確認することもあるので、履歴の残す引用返信で問題ありません。

署名も忘れずに

文末に署名をつけるのは、ビジネスマナーの基本です。
名前・住所・電話番号・メールアドレスをシンプルに記載します。

履歴書の添付は注意が必要

個人情報のため、企業から要望があった場合にのみ、送付するようにしましょう。情報系の会社やセキュリティ意識の高い企業の場合は、個人情報の取り扱いに対してシビアなので、パスワードを設定することをおすすめします。

企業側のパソコン環境によっては、新しい拡張子のファイルが開けない場合があります。Wordの場合は「.doc」、Excelの場合は「.xls」にしておきましょう。容量は1MB以下にし、圧縮する場合は、企業側に解凍する環境があるかを事前に確認しておきます。またファイル名も件名同様、名前と書類名を明確に記載します。

面接のお礼メールは送るべき？

面接後できるだけ早く、遅くとも翌日には送るようにしましょう。その際、面接で得た具体的な情報を盛り込むと印象が良くなるので、是非試してみてください。

辞退する場合はどうしたらいいの？

選考や面接を辞退する場合、メールで一方的に伝えるのではなく、電話で担当者へ連絡を入れることをおすすめします。相手の気持ちを考慮し、電話の後、改めてメールを入れるのが、丁寧で良い対応です。

メールの場合は、辞退理由を明確に伝える必要はありません。電話で聞かれた場合は、家庭の事情や会社を退職できなくなったなどと伝えましょう。いずれにせよ、早く連絡を入れることが一番重要です。

メールで日程調整などを行う時に気をつけるべきこと

日程調整は、後から確認できるため、メールで行うことも多いです。シチュエーション別に気を付けるポイントをまとめているので、参考にしてみてください。

先方から日程が送られてきた場合

まず、候補日をもらったことにお礼を述べます。認識のズレがないよう、本文中に希望日時を記載しましょう。件名は変更せず、そのまま返信しましょう。

自ら日程を提示する場合

後で詳しく書きますが、候補日は複数提示します。移動時間なども考慮し、余裕を持って到着できる時間で設定するよう注意しましょう。

一度確定した日程を変更したい場合

それまでメールでやり取りしていた場合も、変更をお願いする場合は、必ず担当者宛てに電話で連絡するようにしましょう。

不在の場合は、メールで連絡をいれます。都合が悪くなった理由を詳細に伝える必要はありません。新たな候補日の提示は、忘れないようにしましょう。面接当日も、初めに日程変更のお礼を伝えるようにしましょう。

転職活動のメールマナー、よくある疑問

転職活動をするにあたり、メールに関してよくある質問をまとめました。気になることがある人は、是非確認しておいてください。

メールアドレスがフリーアドレスだとNG？

フリーアドレスはよくない、という印象を持っている人も多いかもしれませんが、フリーアドレスでも問題ありません。Googleが提供しているGmailやMicrosoftが提供しているOutlookなど、提供元がしっかりしているものがおすすめです。

注意すべきは、携帯用のメールアドレスを使用することです。企業側はPCでメールを送信することが多いので、文字数や容量などに制限がある携帯のメールでは、正しく受け取れない可能性があります。

よって、携帯電話のメールアドレスは極力使わないようにしましょう。どうしても使わなければならない場合は、「携帯のアドレスから失礼します」と断りを入れたうえで、送信するようにしましょう。

また、会社のメールアドレスも、あまり印象が良くないため、使わないようにしましょう。

HTMLメールとテキストメールどちらを送る？

重要な部分を太文字にしたり、色を変えたりすることができるHTMLメールは、相手の環境によっては、文字化けしてしまう可能性があります。

また、ビジネスメールにはふさわしくない、と考える人もいるようなので、テキストメールの活用をおすすめします。

日時提示は何パターンくらい？

日時の提示は、3～5パターンがおすすめです。相手も忙しい中時間を作ってくださるので、ピンポイントだと失礼に当たります。基本的には面接時間を1時間と想定し、日時を提示しましょう。

提示された日程に都合がつかない時はどうしたら？

提示された日程の都合がつかない場合は、都合がつかない旨をお詫びし、候補日を提示しましょう。都合がつかない理由を詳細に書く必要はありません。候補日は、3～5パターン提示するようにしましょう。

転職だからと気軽にメールを送ったら不採用、ということも…

面接や履歴書などの書類の提出と比較すると、メールのやり取りは気軽に感じるかもしれません。しかし、その考え方は非常に危険です。

これまで紹介してきた通り、メールのやり取りにも多くのビジネスマナーが存在しています。企業と接触する全ての時間は、選考されていると思って対応するようにしましょう。

企業は、共に働く仲間を探しているわけですから、文章が分かりづらかったり、返信が遅かったりすると、コミュニケーションがとりづらい人だと認識され、不採用となってしまう可能性もあります。

逆に、相手を気遣う姿勢や細かい部分にも丁寧さを感じることができれば、好印象を与えることもできるツールでもあります。ビジネスマナーを守り、相手への配慮を忘れず、一通一通丁寧に対応することを心がけましょう。

まとめ

今や、メールは重要なコミュニケーションツールです。
そのため、送付時間や返信のスピード、件名や本文の分かりやすさはもちろん、相手の環境を考えた配慮なども必要になります。

そういった細かい部分にも気を使える人は、コミュニケーションがきちんととれる人だと認められる可能性も高いので、手を抜かずに、ひとつひとつ丁寧に対応していきましょう。