【本当に正しい会社の辞め方】スムーズな退職の伝え方・円満退社の全手続き

【本当に正しい会社の辞め方】スムーズな退職の伝え方・円満退社の全手続きのイメージ

「できれば円満退職したい!」
「そもそも円満退職にならないことってあるの?」
「うちの会社では円満退職は無理だろうな…。」
など、退職に対してのイメージは、人によって違うかもしれません。また今すぐにでも退職したいという状況の人もいるかもしれません。

伝え方のコツや必要な手続きなどをまとめて解説します。退職を考えている人は、しっかり確認しておきましょう。

この記事のもくじ

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会社の正しい辞め方、退職の正しい伝え方は確かにある

今すぐにでも会社を辞めたい、と思っている人もいるかもしれません。
その気持ちも十分理解できるのですが、勢いに任せて上司に退職の意思を伝えるのは危険です。
感情的になってしまうと、上司からの承認を得られず、関係が悪化した状態で働き続けることになるかもしれません。

退職を強行するため無断欠勤をしてしまうと、場合によっては懲戒解雇になってしまいます。解雇になると、その後の転職にも支障をきたします。理想の未来を勝ち取るため、正しい方法を理解しておきましょう。

会社には、就業規則をはじめ様々なルールがあり、会社の辞め方や退職の伝え方にも決まりがあります。円満退職するには、ルールを守って、関係者に配慮しながらすすめることが必要です。

会社に雇われている以上、会社からの承認がなければ退職することはできないため、退職の手続きも色々とありますが、そのひとつひとつを正しく丁寧に対応しましょう。

円満に会社を辞めるために必要なすべての手続き

上述したように、会社を辞めるためには、ルールに則って手続きを進める必要があります。順を追って説明していくので、いざとなった時に慌てることがないよう、流れを把握しておきましょう。

[1]就業規則を確認する

民法上では、14日前までに上司に退職の意思を伝えていれば退職できるとされていますが、就業規則に記載されていることを優先してください。いつまでに、誰の承認を得ればよいのかを確認しておきましょう。

[2]直属の上司に退職の相談をする

まず、直属の上司に退職したい旨を伝えます。立場や状況によっては、退職交渉が長引く可能性もあるため、退職希望日の1~3か月前くらいに相談しましょう。

[3]退職日を決定する

上司から承認されたら、退職日を決定します。自身で希望日を決めておくのは問題ありませんが、最終決定は上司と相談の上行います。

[4]退職願・退職届を作成し、提出する

退職願は、退職の意思が固まった段階で、直属の上司に提出しますが、口頭でも問題ありません。転職先が決まっている場合などは、退職の申し入れをした根拠となるため、書面での提出がおすすめです。

退職届は、退職を宣言するものです。フォーマットなど、会社からの指示がある場合は従いましょう。特に指定がない場合、手書きでA4かB5サイズの紙に書くのが一般的です。書き終わったら、封筒に「退職届」と書いて、上司に提出します。

基本的には、上司から指示に従って提出しますが、指示がない場合は、退職願を提出しましょう。

[5]引継ぎと社内外への挨拶をする

引継ぎ内容やスケジュールは、関係者が分かるようにまとめておきましょう。
退職理由は、社内外問わず、「一身上の都合」としておきましょう。

社内の親しい人へは、私用の連絡先などを書いてもかまいませんが、社外に対しては、転職先の情報や連絡先などは書かないようにしましょう。後任が決まっている場合は、名前と挨拶に伺う旨、退職日も忘れず記載しましょう。

[6]会社からの貸与物の返却をする

会社からの貸与物は、すべて返却しなければなりません。会社によっては、チェックリストが用意されていていることもあるので、確認してみましょう。

[7]会社から必要書類などを受け取る

離職票や源泉徴収票などを転職先へ提出、各種手続きをする際に必要になる書類を手渡しまたは郵送で受け取ります。雇用保険被保険者証や年金手帳などを会社が保管している場合は、それらも併せて受け取ります。

また退職日に転職先が決まっていない場合や入社まで期間があく場合は、以下の手続きを自分で行う必要があります。

  • 失業保険(離職票など必要書類をそろえて、ハローワークへいきましょう。)
  • 年金保険(「第1号被保険者」または「第3号被保険者」 に種別を変更しなければなりません。)
  • 健康保険(加入していた保険を任意継続する場合は、保険料がいくらになるのかを人事に確認しておきましょう。)
  • 住民税(退職時期により対応方法が異なるので、注意しましょう。)

退職の伝え方、4個のポイント

あなたがどんなに強い意志を持っていたとしても、会社に承認されなければ、退職することはできません。

よって、円満退職するためには、関係者への伝え方も非常に重要です。伝えるタイミングや相手を間違えてしまうと、印象が悪くなり、交渉が難航してしまう可能性があります。

希望通りに手続きを進めるために、ポイントを確認しておきましょう。

いつ伝えるか

引継ぎや有休消化も考えると、1~3か月前が望ましいでしょう。就業規則によって独自のルールが定められていることもあるので、必ず確認しておきましょう。直属の上司に相談後、会社によってはさらに上の上司と面談が入ったりすることもあるので、なるべく余裕をもって伝えるようにしましょう。

また、繁忙期や人事異動の時期を考慮したり、十分な引継ぎ時間を確保したりするなど、関係者に迷惑がかからないように努める姿勢を見せることも、気持ちよく送り出してもらうための重要なポイントです。

誰に伝えるか

一番初めに相談すべきは、直属の上司です。仮に関係性が悪かったとしても、直属の上司を飛び越えて、その上の上司に相談してはなりません。稟議の決裁などと同じように、ルートはきちんと守りましょう。直属の上司に相談し、どうしても取り合ってもらえない場合は、その旨をその上の上司や人事へ相談しましょう。

また、上司より先に、同僚や先輩に話をすることは控えることも大切です。話が出回ってしまうと、嫌がらせを受けたり、働きづらくなることもあるからです。

上司への相談は、業務の妨げにならないよう配慮し、業務時間後に時間をもらうように。その際、「大事な話があるのですが」などの言い方は、上司に気を使わせてしまうので、「少しお時間をいただけますか」「お話があるのですが」と声をかけるようにしましょう。

誠意ある伝え方を

あなたが退職することで、戦力ダウンになったり、上司の評価が下がったりする可能性もあります。少しでも関係者に悪い印象を与えないように、今まで働かせてもらった感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

その上で、まず辞意を伝えます。
「退職します」などと断言するのではなく、「業務整理や引継ぎ、繁忙期などを考慮し、●月●日に退職させていただきたいと考えています」のように意思を伝えましょう。

転職先は、退職届が受理されるまでは、伝えない方が良いです。もし質問されたら、××業界です、とだけ答えましょう。

退職理由は、個人的で前向きなものがベスト

上司が嫌だ、やる気がでないなどの理由では、給料アップや部署異動、業務内容の見直しなど、会社が対応策を提示しやすい理由は、避けましょう。

一度引き留めに応じてしまうと、その情報が出回って居づらくなったり、辞めづらくなってしまうからです。やりたいことがある、転職先が決まっている、家庭の事情(介護など)、体の不調など、あくまでも個人的な理由で、会社側では対応策がない理由が望ましいです。

会社によっては、介護休暇や休職などを提示される可能性もあるため、制度を調べるなどして、それに対する切り替えしも準備しておきましょう。

余計なことは言わずに、会社に退職を伝えること

基本的には、退職は会社にとってデメリットが大きいです。業務上のことはもちろん、会社によっては上司の評価に影響するなど、心象を悪くする人もいるでしょう。
気持ちよく退職するためには、そういったひとつひとつ、一人ひとりにできる限り配慮する必要があります。

退職の意思を伝える際には、当たり前のことですが、愚痴や悪口を言うことは避けましょう。ただでさえ、印象が悪くなりがちな話題のため、退職したい理由(この会社では働き続けられない理由)以外は話さないようにしましょう。

もちろん、上司や人事から質問をされた際も、ネガティブな発言は控えましょう。
退職が決まった後であったとしても、よい印象で終われるよう心がけましょう。

まとめ

円満退職の一番の秘訣は、ルールを守ることと関係者への配慮の気持ちをもって行動することです。ルールを守るのは、社会人として当たり前のことですが、ルールを守っているんだからいいでしょ!という態度は控えましょう。

あなたが退職することで、少なからず迷惑がかかること、またこれまで働かせてもらった感謝の気持ちを忘れずに、ルールを守って丁寧に対応しましょう。